Organisaties maken een jaarplan om vast te stellen wat ze het komende jaar gaan doen. Het jaarplan is daarmee ook vaak een ijkpunt om te checken waar je staat en waar je naartoe wil. Het opschrijven van wat je gaat doen is slechts een deel van het maken van het jaarplan. Veel belangrijker is het nadenken over wat je daadwerkelijk wil gaan doen.
Het kan dan ook best lastig zijn om te starten met het maken van een jaarplan. In dit artikel geven we je de juiste handvatten om gemakkelijk een jaarplan te maken.
Waarom een jaarplan?
Heb je wel eens stilgestaan bij de vraag: “waarom maken we eigenlijk een jaarplan?”
In onze ogen is een jaarplan een van de hulpmiddelen om jullie organisatie, afdeling of team een beetje beter en leuker te maken, door heldere doelen te stellen en een plan te maken voor groei en ontwikkeling.
Er zijn organisaties waarbij productie draaien veruit het belangrijkste is. Stel: je bent een voedselproducent en maakt vla. Er zijn koeien die melk geven, machines die de vla maken en de juiste mensen om de machines te bedienen. Dit zijn processen die ‘z’n gangetje wel gaan’ en waar je misschien niet zoveel aan hoeft te veranderen. Niet iets waar je uitgebreide plannen voor hoeft te maken. Waarom zou je dan zo’n uitgebreid jaarplan maken?
De wereld veranderd continu. Als jouw organisatie zich alleen focust op het produceren van vla, met dezelfde machines dag in dag uit komt er een punt waarop de organisatie overbodig wordt. Klanten of cliënten gaan andere eisen stellen. Er komt een organisatie die veel goedkoper of lekkerdere vla kan produceren. Of de koeien willen ineens groener gras of gaan anders staken. Een organisatie zal zich continu aan moeten passen aan deze veranderende wereld. Deze verbeteringen en aanpassingen is wat je opschrijft in het jaarplan.
En nog los daarvan zijn er altijd kansen om het leuker en beter te doen. Elke dag. Het jaarplan is de uitgelezen mogelijkheid om daar expliciet bij stil te staan, kansen te zien en vooral ook te benutten.
Er zijn 1001 mogelijkheden en keuzes om te maken. 1001 verschillende keuzes die je kunt maken om je organisatie te verbeteren. Om niet als een kip zonder kop rond te rennen, is het belangrijk dat je weet waar je naar toe wil. Door een heldere richting te kiezen heb je houvast voor de verschillende keuzes die je maakt als organisatie.
Een groot deel van deze richting staat vaak vast, dit is namelijk de basis van je organisatie. Deze kan erg vaak zijn, zoals: “We willen patiënten op de beste manier helpen”, of “We bieden klanten een fijne en soepele ervaring voor het kopen van kleding op internet”. Soms is deze een stuk concreter: “We willen een raket naar mars sturen” of “”.
Een goede organisatie heeft een duidelijk bestaansrecht. Maar met alleen een bestaansrecht kom je er niet. Je zult ook daadwerkelijk actie moeten ondernemen om resultaten te behalen en invulling te geven aan je bestaansrecht.
In het jaarplan geef je aan wat je het komende jaar wil bereiken en hoe je dat gaat doen.
Wat is een goed jaarplan?
Een goed jaarplan bestaat uit drie elementen:
- Een duidelijke richting. Hoe beter de focus van je plan is, hoe groter de kans dat er daadwerkelijk actie wordt ondernomen.
- Concrete en heldere doelen zodat je weet wat je daadwerkelijk wilt bereiken. Idealiter zijn doelen SMART geformuleerd, zodat je gedurende het jaar kunt meten of je de juiste richting op gaat.
- Een actieplan waarin je aangeeft hoe je de doelen wilt bereiken en wat je wanneer in het jaar gaat oppakken.
Als je een goede richting hebt gedefiniëerd zal deze in de praktijk over meerdere jaren nagenoeg hetzelfde zijn. Een ziekenhuis zal zich niet zo snel bezig gaan houden met het het uitlenen van boeken zoals een bibliotheek dat doet. De manier waarop zij zorg leveren aan hun patiënten daarintegen kan wel van jaar tot jaar veranderen. Wat belangrijk is, is om een richting aan te geven op welke manier jij deze zorg wil leveren. Wil je dat zo goedkoop mogelijk doen? Wil je dat zo kwalitatief goed mogelijk doen? Wil je specialiseren op een specifieke behandeling? Welke richting je ook kiest, deze richting geeft je de houvast voor de verdere besluiten die je neemt.
Dit is dan ook niet voor niets het startpunt voor het jaarplan: de stip op de horizon. Dit is in lijn met de strategie en plannen van de organisatie. Het jaarplan is een uitwerking van de volgende stap die we zetten om naar die stip op de horizon toe te lopen. Liefst zo concreet mogelijk, zodat we ook stappen kunnen zetten.
In veel verschillende methodieken wordt dit met zo’n soort opbouw weergegeven:
- Missie/visie/purpose/why is een kort ‘verhaal’ (3-4 zinnen) waarin je vertelt waar de organisatie voor staat en gaat. Deze zijn over het algemeen statisch en veranderen niet zo snel mee.
- Doelstellingen volgen vanuit de missie en visie. Hiermee bepaal je 4-9 factoren die voor het komende jaar belangrijk zijn. De hoeveelheid hangt vaak een beetje af van de methodiek, uitwerking en het niveau in de organisatie waar je op werkt.
- Resultaten zijn een concretere uitwerking van de doelstellingen. Wat kun je concreet in de organisatie zien dat verandert? Wat kunnen we meten? Welke informatie heb je nodig om te monitoren of jouw plannen impact hebben?
- Acties maken het plan concreet en geven aan hoe we de resultaten en doelstellingen kunnen bereiken. Deze acties wijzen we toe aan iemand en plannen we in in de tijd om dit zo concreet mogelijk te maken.
Een jaarplan samen met een team
Als je als team een jaarplan maakt is het van cruciaal belang dat iedereen binnen het team voor 100% achter het jaarplan staat. Sterker nog, het jaarplan is juist een hulpmiddel om de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Dit bereik je door samen de plannen te vormen en ieders mening, ervaring en kennis in het plan tot uiting te laten komen.
Het allerbelanrgijkst is het dat het team het eens is over te richting. Waar ligt de focus? Wat is onze ambitie? Als hier het team al niet op 1 lijn ligt, is het lastig om een consequent jaarplan op te stellen.
Welke vorm kies je voor het jaarplan?
De vorm van jouw jaarplan maakt veel uit voor de manier waarop je daadwerlijk gebruik maakt van je jaarplan.
De afgelopen decennia was een uitgebreid jaarplan erg in de mode. Alle ditjes en datjes werden zorgvuldig op 67 a4’tjes uitgeschreven, op verschillende thema’s en onderwerpen. Uiteindelijk resulteert dit vaak in grote documenten met veel tekst. Nadeel hiervan is dat je veel tekst hebt, waardoor niet iedereen het hele jaarplan doorleest.
Andere organisaties maken gebruik van powerpoints. Deze bevatten vaak minder tekst en werken met meer afbeeldingen. Dit brengt al iets meer overzicht in de plannen, zeker als je de structuur gebruikt van richting -> doelen -> actieplan.
Met dare2plan kun je verschillende templates kiezen die je een houvast geven voor een format voor jouw jaarplannen. Veel organisaties gebruiken bijvoorbeeld, OKR, OGSM of A3 jaarplan templates om richting, resultaat en acties op een concrete manier vorm te geven.
Nog mooier is het als je het plan aan laat sluiten op de manier van werken in de organisatie. Hoe werk je met doelen? Hoe worden deze doorvertaald naar concrete actie in de organisatie? Vaak is het nuttig om een standaard OKR, OGSM of A3 jaarplan template aan te passen zodat deze perfect aansluit op jullie.
Een duidelijke richting
Het opstellen van een jaarplan begint met het bepalen van de richting. Deze richting formuleren we op basis van de unieke waarde van de organisatie. Veel organisaties werken daarin met een missie en visie.
- Wat is het bestaansrecht van de organisatie? Dit formuleren we in de missie
- Hoe geeft de organisatie invulling aan dit bestaansrecht? Wat doen we over 5 jaar? Dit is de visie.
- Welke factoren of thema’s nemen we dit jaar mee?
Als je een heldere missie en visie formuleert is dit de basis van het richting van je jaarplan. Met de missie formuleer je het primaire bestaansdoel van de organisatie. Je geeft aan waarom de organisatie bestaat en wat de meerwaarde is van de organisatie in de wereld. Dit is de basis van alles dat je organisatie doet. De visie is de ambitie op de middenlange termijn. Waar sta je voor aan de lat de komende jaren?
Als je een duidelijke visie hebt geformuleerd weet waar je naartoe wil. De volgende stap is om dit nog nét iets concreter te maken. We werken dan toe naar een aantal concrete doelstellingen. Hierin zet je al de eerste stap naar concrete keuzes. Het is dan ook enorm belangrijk om deze hoog-over doelstellingen goed met elkaar af te stemmen.
De doelstellingen vormen namelijk de basis voor de rest van ons plan. Ze hoeven dan ook niet heel concreet gemaakt te worden. Het belangrijkste is dat je ze kunt gebruiken om het “verhaal achter het plan” uit kunnen stralen. Ze hoeven dan ook niet direct meetbaar te zijn. Het zijn speerpunten die we weergeven zodat we duidelijk hebben waar we ons op richten.
Concrete en heldere resultaten
Om het concreet te maken vertalen we de doelstellingen door naar concrete resultaten. Deze doelen willen we zo concreet en helder mogelijk formuleren, met als motto: “If you cannot measure it, you cannot improve it.”. Dit kan betekenen dat je hier en daar niet 100% eer aandoet aan je succesbepalende factoren, daarover later meer.
Voor elk van de doelstellingen bepaal je 2-4 concrete resultaten die je wilt behalen. Het is belangrijk dat je deze kunt meten, zodat je gedurende het jaar de progressie bij kunt houden. Sommige zaken, zoals “% ziekteverzuim”, “% overschrijding budget” of “# innovatiesamenwerkingen” zijn goed te meten.
En nu hoor ik je bijna denken: “Niet alles wat belangrijk is, is ook meetbaar”. Dat klopt natuurlijk: zaken zoals “tevredenheid” of “enthousiasme” zijn vaak minder makkelijk te meten.
Toch zijn er wel opties die we kunnen gebruiken om zaken toch meetbaar te maken:
- Geef elke week / maand een subjectief cijfer, op basis van eigen ervaring
- Maak een score-systeem o.b.v. een aantal subjectieve meetwaarden
- Maak van de meetwaarde een stoplicht: rood = niet tevreden, groen = wel tevreden
Door een van deze methoden toe te passen kun je subjectieve resulaten toch iets meetbaarder maken. Deze resultaten zijn niet 100% eenduidig, maar geven toch vaak een goed beeld van de progressie die je boekt.
Binnen dare2plan kun je ook aangeven op welke manier het resultaat gemonitord wordt en deze waarden in het plan meenemen. Zo heb je gedurende het hele jaar de cijfers ook direct bij de hand.
Formuleer een actieplan
Voor elk resultaat moeten we nu bepalen wat er nodig is om dat te bereiken. Dit is de stap waarbij het echt concreet wordt. Juist de acties zorgen ervoor dat er daadwekelijk iets gebeurt, dat de organisatie ook echt in actie komt.
Per resultaat kijken we wat er in de organisatie nodig is om de doelen te behalen. Moeten we een proces efficiënter maken? Hebben onze medewerkers meer training nodig? Is het nog nodig om extra plannen te maken?
Het gaat hier dan niet om de dingen die al lopen, maar juist over wat we moeten veranderen om de beoogde resultaten te kunnen behalen. Als je wil bezuinigen moet je misschien wel een plan maken om te bepalen waar je wil bezuinigen. Als je een nieuw product op te markt wil zetten, moet je samenwerkingen aangaan met partners die jou kunnen helpen om dat product te lanceren.
Door stap voor stap te kijken naar de resultaten en te bepalen hoe je die resultaten gaat realiseren krijg je een concreet jaarplan.
Hoe concreter je deze acties maakt, hoe groter de kans dat het plan ook daadwerkelijk tot uitvoer zal komen.
Finetunen
Een goed jaarplan is een plan dat zowel realistisch als ambiteus is. Daarom doen we altijd nog een check als we het jaarplan gefinetuned hebben. We hebben het jaarplan van boven naar beneden opgesteld, begonnen vanaf de richting en via het formuleren van resultaten hebben we een actieplan opgesteld.
Hoe breder de richting (hoe minder focus is toegepast), hoe meer acties er zijn opgenomen in het jaarplan. Nu is het de kunst om naar het actieplan te kijken en of deze, met alle randvoorwaarden in de organisatie, haalbaar is. We hebben het vaak over vernieuwingen in het jaarplan, de dagelijkste standaard taken worden vaak niet meegenomen. Het heeft namelijk niet heel veel zin om plannen te maken voor de dingen die we dag-in, dag-uit altijd al goed doen.
Daarom moet je je de volgende dingen afvragen:
- Hoeveel ruimte hebben medewerkers om met de jaarplannen aan de slag te gaan?
- Is deze ruimte voldoende voor het uitvoeren van alle taken?
Verantwoordelijkheid nemen
Mocht je het nog niet door gehad hebben in dit artikel, wij zijn een fan van concrete plannen. De laatste stap in het écht concreet maken van je plan is om verantwoordelijkheden te verdelen. Wie is verantwoordelijk voor welk stukje van het plan? Aan elk van de acties kun je iemand toewijzen die verantwoordelijk is voor de actie. Door elkaar verantwoordelijk te houden zorg je dat de acties gerealiseerd worden, daarmee de doelen bereikt worden en je een stapje verder zet in de gekozen richting van de organisatie.
In dare2plan kun je dat doen door personen direct aan een actie toe te wijzen en hen ook de acties laten updaten.
De hartslag van het jaarplan
Als je eenmaal op dit punt bent is het heel makkelijk om het jaarplan los te laten, in de la te leggen en er pas aan het einde van het jaar weer naar te kijken. Zonde! Want dan groeien we nog steeds niet als organisatie en daardoor haalt de wereld ons misschien wel snel in.
Als je wil dat er ook echt iets gebeurt met de jaarplannen is het belangrijk om het jaarplan een ‘hartslag’ te geven. Ofwel, een periodieke boost op een vast ritme dat energie geeft aan de hand van het jaarplan.
Deze hartslag verschilt per organisatie, net zoals de normale hartslag van persoon tot persoon verschilt. Hij kan soms versnellen bij wat meer inspanning, of vertragen wanneer rust nodig is. Hoe je het ook inricht, het is belangrijk dat dit bij jullie aansluit. Waarschijnlijk is er al een bepaald soort hartslag binnen de organisatie, kijk eens of je de jaarplan hartslag daar op aan kan laten sluiten.
Enkele suggesties
- Een weekstart waarbij je de acties voor de komende week evalueert en even checkt hoe het met het jaarplan staat
- Elk kwartaal een reflectiemoment met het hele team om de successen van afgelopen kwartaal te vieren, natuurlijk in lijn met de doelstellingen in het plan
- Elke morgen een koffiemomentje terwijl je kijkt naar het jaarplan dat boven de koffieautomaat hangt
Of … je trekt de la elk jaar open en gaat op zoek naar het jaarplan. Dat kan ook. Maar wij geloven in plannen die je helpen om het elke dag een beetje beter en leuker te maken, dus dan ben je bij ons aan het verkeerde adres ;)