Project Portfolio Management (PPM) is een methode om organisaties projecten en programma’s op een duidelijke en gebalanceerde manier te beheren. Hierbij ligt de focus op het bereiken van strategische doelen en behalen van publieke waarden. PPM komt oorspronkelijk uit de bedrijfswereld, maar is enorm belangrijk geworden binnen de publieke sector.
Wat is Project Portfolio Management (PPM)?
In de basis is PPM het proces van selectie, prioritering, beheer en controle van projecten en programma’s om de strategische doelstellingen van een organisatie te realiseren. Het richt zich vooral op het ‘Hoe’ bij het realiseren van de strategie- en beleidsdoelstellingen.
Het gaat niet alleen om het los beheren van projecten, maar vooral om inzicht te houden in het grotere geheel: hoe deze projecten zich verhouden tot de overkoepelende missie, visie en strategie van de organisatie. PPM stelt organisaties in staat om de juiste beslissingen te nemen over welke projecten moeten worden uitgevoerd en hoe middelen optimaal kunnen worden ingezet om de gewenste resultaten te behalen.
PPM in de publieke sector
Juist binnen de publieke sector is er vaak een breed scala aan projecten en initiatieven die een brede impact hebben, van infrastructuurontwikkeling en volksgezondheid tot onderwijs en milieubescherming. Effectief beheer van deze projecten is cruciaal om publieke waarden te realiseren. PPM is van onschatbare waarde in deze context, omdat het helpt om de complexiteit van overheidsinitiatieven te structureren en te stroomlijnen. Door PPM toe te passen, kunnen overheidsinstanties hun beperkte middelen beter beheren, prioriteiten stellen volgens strategische richtlijnen en de impact van projecten op lange termijn vergroten.
Portfolio management op 3 niveau’s
Projecten, programma’s en portfolio’s vormen de bouwstenen van PPM en werken alledrie op een ander niveau.
- Een project is een tijdelijke inspanning met een duidelijk begin en einde, gericht op het bereiken van een specifiek resultaat.
- Een programma bestaat uit een verzameling gerelateerde projecten en activiteiten die gezamenlijk bijdragen aan bredere strategische doelstellingen.
- Een portfolio omvat alle projecten, programma’s en andere werkinitiatieven binnen een organisatie.
PPM richt zich op het beheren en coördineren van deze drie niveaus op een manier die optimale resultaten oplevert en risico’s minimaliseert.
Belang van het koppelen van projecten aan strategische doelstellingen
Misschien wel het belangrijkste van PPM is het nauw verbinden van projecten met de strategische doelstellingen. Elk project wordt in de basis geevalueerd op basis van de bijdragen aan de overkoepelende doelen. Zo kun je als organisatie zorgen dat inspanningen goed worden afgestemd op de bredere visie. Dit zorgt voor minder verspilling van middelen aan onnodige initiatieven. Ook helpt het om een samenhangende en gestroomlijnde aanpak voor het behalen van succes op de lange termijn.
De toekomst van PPM in de publieke sector
In een snel veranderende wereld ondergaat ook Project Portfolio Management (PPM) in de publieke sector voortdurende evoluties om aan te passen aan nieuwe uitdagingen en kansen. Verscheidene opkomende trends tekenen zich af en zullen naar verwachting de manier waarop overheidsprojecten worden beheerd, transformeren. Een van de centrale trends is een grotere focus op wendbaarheid en flexibiliteit. Overheidsorganisaties zullen waarschijnlijk de behoefte voelen om zich snel aan te passen aan veranderende omstandigheden en prioriteiten, en PPM-methodologieën zullen zich aanpassen om deze flexibiliteit te ondersteunen.
Technologische vooruitgang speelt een cruciale rol in de toekomst van PPM in de publieke sector. Geavanceerde PPM-software en tools zullen organisaties in staat stellen om projecten en portfolio’s nauwkeuriger te plannen, te beheren en te volgen. Data-analyse zal een grotere rol spelen bij het nemen van weloverwogen beslissingen, het identificeren van trends en het voorspellen van projectprestaties. Automatisering van routinematige taken zal de efficiëntie verbeteren en menselijke middelen vrijmaken voor strategische denkprocessen en complexe probleemoplossing.
Een opmerkelijke verschuiving in de toekomst van PPM in de publieke sector is de toenemende nadruk op burgerparticipatie en democratische betrokkenheid bij projectbeslissingen. Burgers worden steeds meer gezien als waardevolle bronnen van inzichten en feedback, en hun betrokkenheid kan helpen bij het vormgeven van projectprioriteiten en -implementatie. Moderne communicatietechnologieën zullen de dialoog tussen overheidsinstanties en burgers vergemakkelijken, wat leidt tot meer transparantie, vertrouwen en betrokkenheid bij het PPM-proces.
De relatie tussen portfolio management en jaarplannen
Plannen voor het komende jaar wordt veelal gemaakt in jaarplannen, terwijl portfolio’s en programma’s vaak over meerdere jaren lopen. Deze relatie is lang niet altijd eenvoudig, omdat het niet altijd duidelijk is welke van de plannen leidend is. Wat in de basis belangrijk is, is dat de plannen met elkaar verbonden zijn. Ofwel,
- In de jaarplannen wordt het deel van portfolio’s en programma’s meegenomen wat voor dat jaar van belang is. Het jaarplan heeft hierin vooral de taak om kritisch te zijn op de focus voor het komende jaar in relatie tot de programma’s.
- Het jaarplan wordt gebruikt als herijking voor de programma’s. Door kritisch te zijn op de richting, kun je ook bepalen welke programma’s het meeste van belang zijn en waar de meeste aandacht naar uit moet gaan.
- De programma’s en portfolio’s geven handvatten voor het jaarplan. Als alles up-to-date is, is de richting ook duidelijk en kun je in het jaarplan verder bouwen op de input van de programma’s.
Hoe meer er bijgestuurd moet worden op richting, hoe verder de jaarplannen en programma plannen uit elkaar zullen liggen. Als alles 100% vlekkeloos loopt en alle strategische keuzes zijn uitgestippeld in effectieve programmas is het jaarplan simpelweg een keuze van: “Wat gaan we dit jaar doen?”. In de praktijk zien we dat dit eigenlijk nooit het geval is, en dat juist ook de herprioritering tijdens het jaarplan er voor zorgt dat er input en bijsturing komt op portfolio’s.
Project portfolio management met Dare2Plan
Dare2plan is gebouwd om organisaties binnen de publieke sector grip te krijgen op plannen. Om overzicht te krijgen op alle projecten en programma’s die lopen.
Binnen veel organisaties in zorg, welzijn, onderwijs en overheid lopen er zaken langs elkaar heen, simpelweg omdat plannen complex zijn en vaak afdeling-overkoepelend. De complexe vraagstukken vragen om een brede aanpak.
Maar dat vergt van onze portfolio- en programmamanagers dat zij het overzicht kunnen bewaken, kunnen rapporteren en direct zien waar er bijgestuurd moet worden. Maak het jezelf niet langer moeilijker dan nodig is, en gebruik dare2plan.
- Plannen in dare2plan zijn duidelijk, eenvoudig en to-the-point, zodat je direct overzicht hebt in een enkel plan en de status ervan
- Per plan kun je op plan-niveau verschillende statussen monitoren en rapporteren, zodat je binnen mum van tijd een rapportage hebt met de status van bijvoorbeeld middelen en planning per project of programma.
- Met onze templates richt je dare2plan in op de manier waarop jullie de projecten en portfolio’s beheren, zodat je niet wordt gelimiteerd door een applicatie.