De doelenboom is een manier om een missie of visie te vertalen naar concrete doelen binnen de organisatie. Het brengt doelen door de hele organisatie op 1 lijn en zorgt ervoor dat deze aansluiten op de strategie van de organisatie.
Het gat tussen strategie en uitvoering
Een doelenboom gebruik je om strategische keuzes verder uit te werken. Zo kun je iets dat nog best vaag is stap voor stap vertalen naar iets dat zo concreet is dat je er direct iets aan kunt doen.
Stel, je hebt als ambitie: “Een hogere cliënttevredenheid”. Dit geeft een goede richting, maar is nog niet concreet dat iedereen in de organisatie weet wat er van hen verwacht wordt. Daarom kun je dit voorvertalen naar duidelijkere doelen:
Je zou dit verder kunnen doorvertalen naar:
- Betere communicatie naar cliënten
- Verbeterde klantenservice
- Opleiding en ontwikkeling van medewerkers
Deze stap geeft al iets meer inzicht in de doelen en kan, zeker op organisatie-niveau een goede richting geven aan de plannen voor het komende jaar.
Het kan nuttig zijn om deze doelen verder uit te specificeren op afdelings- of teamniveau. Zo zal “Betere communicatie naar cliënten” voor de afdeling klantenservice iets heel anders betekenen dan voor de communicatie afdeling.
Voor de afdeling klantenservice zou je dit door kunnen vertalen naar “Snellere responstijd op vragen”, terwijl communicatie meer gericht zou kunnen zijn op “Alle uitgaande communicatie begrijpelijker maken”. Wel dragen beide bij aan hetzelfde doel van “betere communicatie”.
Samenhang tussen doelen
Een goede doelenboom zorgt voor een duidelijke samenhang tussen de doelen. Een goede doelenboom zorgt ervoor dat de doelen met elkaar verbonden zijn en de lagere doelen bijdragen aan de hoger gelegen doelen.
Door dit ook in lijn te brengen met de organisatie structuur zorg je ervoor dat doelen op afdelings- en teamniveau in lijn zijn met de doelen van de organisatie. Of zorg je ervoor dat projecten- en programma’s beter aansluiten op de lange termijndoelen van de organisatie. Als je samen lange termijn doelen wil bereiken is dat van cruciaal belang.
Wij zijn dat organisaties voor programma’s een doelenboom opstellen, om vervolgens daar concreet invulling aan te geven met een aantal projecten. Een project richt zich dan op 1, 2 of misschien wel 3 doelen uit het programma. En juist door focus te leggen op deze doelen dragen de projecten automatisch bij aan het algemene programma doel.
Hulpvragen voor goede doelen
Als je een goede doelenboom wil maken helpt het om de juiste vragen te kunnen stellen. Enkele vragen die je jezelf kunt stellen is:
- Draag dit onderliggende doel bij aan het bovenliggende doel?
- Welke effecten wil je realiseren met dit doel?
- Wanneer is het programma- of project een succes?
- Waarom is dit doel belangrijk?
- Voor wie is dit doel belangrijk?
- Wie is er verantwoordelijk voor het behalen van de doelen?
Resultaten en acties koppelen aan doelen
Als je wil dat er ook écht iets gebeurt met de doelen in jouw organisatie, is het een goed idee om resultaten en acties aan de doelen te koppelen. De resultaten maken de doelen nog een stuk concreter en zijn iets wat je idealiter regelmatig kunt meten. Bijvoorbeeld de daadwerkelijke score van klanttevredenheid die je graag naar een 9 wilt hebben, of het aantal vragen dat je krijgt over de moeilijke teksten van communicatie, waarbij die laatste natuurlijk idealiter 0 is.
Ook is het van belang om na te denken over welke acties relevant zijn om het doel te behalen. Juist deze acties zorgen ervoor dat er ook daadwerkelijk iets gebeurt. Niet onbelangrijk als we willen dat er ook daadwerkelijk iets veranderd.
Er zijn veel modellen die ook gebruik maken van deze opzet, waarbij je resultaten en acties expliciet aan de doelen koppelt. Denk aan het INK-model, OGSM, OKR of de Balanced Scorecard.
De doelenboom in dare2plan
Dare2plan helpt om de doelenboom inzichtelijk te maken en deze automatisch mee te nemen in de verschillende plannen.
Zo kun je bijvoorbeeld door het INK-model te gebruiken strategische doelstellingen opstellen, waar je gemakelijk resultaten en acties aan kunt koppelen. Zo kun je direct het doel monitoren, maar kun je ook zien wat er gebeurt binnen de organisatie om dat doel te bereiken.
Daarnaast kun je doelstellingen koppelen over verschillende plannen, zodat je inzicht over meerdere niveau’s hebt op de doelstellingen. Juist dit organisatie-brede overzicht zorgt voor een goede grip op de doelen. Zo kun je monitoren of je nog op de juiste koers vaart en bijsturen daar waar nodig.