Het INK-model, ook wel INK-managementmodel genoemd, helpt om te bepalen hoe je jouw organisatie, afdeling of team laat groeien. Door het model op de juiste manier in te vullen maak je niet alleen duidelijk wat je wil verbeteren, maar ook hoe je dat doet.
Het geeft je een beeld van jouw organisatie. Dat kan een ‘foto’ zijn, waarbij je laat zien hoe de situatie nu is. Maar het wordt met name veel gebruikt als ‘schilderij’, waarbij je een beeld kunt schetsen van hoe het eruit zou moeten zien.
Het model is ontwikkeld door het Intstituut Nederlandse Kwaliteit (INK) en is afgeleid van het europese EFQM model. Het is een bewezen model waarmee je een compleet beeld van de organsiatie vormt, voor duurzame ontwikkeling.
Handvatten voor organisatieverbetering
Met het INK-model heb je als manager, bestuurder of teamleider de juiste handvatten om te bepalen hoe je wilt groeien. Wat wil je verbeteren? Hoe ga je dat doen? En vooral ook, hoe ga je dat samen doen? Dat is niet altijd gemakkelijk om te bepalen, omdat er verschillende meningen zijn, een snel veranderende wereld, en misschien ook wel mensen die niet zo van verandering houden.
De basis van het model richt zich op twee vragen:
- Wat willen we bereiken?
- Hoe gaan we dat doen?
Die twee vragen worden beantwoord door het invullen van twee typen gebieden:
- Resultaatgebieden: geven aan welke resulaten je wilt behalen. Deze resultaten formuleren we aan de hand van verschillende stakeholders.
- Organisatiegebieden: beschrijven welke acties je moet nemen om de beoogde resultaten te behalen.
Natuurlijk is er een belangrijke wisselwerking tussen deze twee typen velden. Door acties en resultaten op de juiste manier op elkaar aan te laten sluiten zorg je ervoor dat de acties die je neemt ook daadwerkelijk bijdragen aan de doelen van de organisatie.
Het model geeft dan ook een duidelijke tweedeling tussen deze resultaat- en organisatiegebieden. De resultaatgebieden geven aan wat je wilt bereiken, en organisatiegebieden geven aan hoe je dat denkt te gaan doen. Op deze manier wordt het ingevulde INK-model een plan met handvatten voor jezelf om te organisatie, afdeling of team te verbeteren.
Dit is hoe alle vlakken in het model eruit zien. Laten we eens stap voor stap kijken waar al die verschillende velden vandaan komen en waarom ze eigenlijk belangrijk zijn.
De basis van het model: de richting
Voordat we focus leggen op deze vragen, heeft het INK-model nog een ‘voorblad’. Deze geeft de context voor jouw organisatie. Met het bepalen van de richting geef je jezelf de handvatten om ‘wat’ en ‘hoe’ consistent in te vullen.
Deze richting helpt je namelijk om te bepalen wat je wil bereiken. Wat is jullie stip op de horizon? En welk pad kies je om daar naartoe te lopen?
Of met het INK-model, waar de bovenste elementen zijn toebedeeld aan de strategie:
- Missie: Wat is het bestaansrecht van onze organisatie? Waarom zijn we er?
- Visie: Hoe geven we invulling aan dat bestaansrecht? Waar staan we over 5-10 jaar?
- Doelstellingen: Gebaseerd op onze missie & visie: waar moeten we komend jaar focus op leggen om hier op de juiste manier invulling aan te geven?
Je start altijd met het formuleren van deze missie, visie en doelstellingen. Vaak is hier al een basis voor binnen de organisatie en hoef je dit niet vanaf 0 te bedenken. De missie en visie veranderen immers niet van dag tot dag. Toch is het vaak wel goed om hier nog even naar te kijken en te herijken, met name als deze niet voor iedereen 100% helder is.
De resultaatgebieden: Wat wil je bereiken? En voor wie?
Deze vraag beantwoorden we met de resultaatgebieden. Door hier concrete resultaten in te vullen bepalen we wat we willen bereiken.
Voor elk van de belanghebbenden voor de organisatie hebben we een resultaatgebied. Als kijkt naar een gebied, kijk je met de bril van die stakeholder naar de organisatie. Wat zijn de resultaten die voor hen belangrijk zijn?
Als ik een medewerker zou zijn binnen onze organisatie? Wat zou ik dan belangrijk vinden? Wat voor resultaten zouden dan van belang zijn? En hoe kunnen we dat monitoren / meten?
Binnen het INK-model maken we onderscheid tussen 4 typen resultaatgebieden, gekoppeld aan de verschilende stakeholders:
- Bestuur & Financiers
- Medewerkers
- Klanten & Partners
- Maatschappij
Deze verschillende gebieden en de verbindingen tussen deze gebieden vormen de basis. De velden lopen uiteen en focussen elk op een ander onderdeel van de organisatie. Door gebruik te maken van deze verschillende gebieden kijken we naar alle onderdelen van de organisatie, en zien we niets over het hoofd.
Deze gebieden staan ook met elkaar in verband. De ‘zakelijke’ resultaten die door het bestuur vereist zijn, omzet, winst en marges. Maar deze resultaten staan niet opzichzelf. Ze zijn vaak een eindresultaat en gevolg van de resultaten die we bereiken voor onze medewerkers, klanten en partners.
Als je het jaarplan invult met dare2plan zul je ook zien dat de resultaten en acties altijd aan elkaar gekoppeld zijn. Hiermee heb je dus altijd duidelijk welke acties welk resultaat voor ogen hebben, en andersom hoe je denkt de resultaten te gaan behalen.
De organisatiegebieden: Hoe gaan we dat doen?
In de organisatiegebieden staan de ‘processen’ centraal. Hierin geven we aan welke processen we hebben of wat we aan moeten passen. Dit zijn namelijk de lopende zaken in de organsiatie en door deze te beheren brengen we structurele verandering aan in de organisatie.
De rest van de gebieden gaan eigenlijk over ‘Wat is er voor nodig om de aanpassing in deze processen tot een succes te maken?’
Wat hebben onze medewerkers nodig om dit uit te voeren? Welke middelen hebben zij nodig? Welke keuzes moeten we nog maken of verder uitwerken? En wat voor leiderschap hebben we nodig voor dat totaal?
Afijn, als je let op deze gebieden heb je een complete actielijst om je organisatie zo te veranderen dat de resultaten wel behaald worden.
De rol van het INK-model binnen jouw PDCA-cyclus
De PDCA-cyclus is een krachtiche, bewezen verbetermethode en wordt enorm veel gebruikt voor organisatieverbetering. Een plan op basis van het INK-model kan een belangrijke rol spelen in deze cyclus.
Implementatie van deze methode stelt je in staat om continu te leren en te groeien als organisatie.
- Plan: We vullen het plan in. Doordat we het plan invullen met concrete resultaten en acties stellen we onszelf in staat om de ‘Do’ en de ‘Check’ fasen gestructureerd uit te voeren.
- Do: We gaan aan te slag met de actielijst uit het plan. We hebben inzichtelijk wat we moeten doen om de resultaten te bereiken, dus laten we dat maar gewoon gaan doen dan.
- Check We kijken naar de resultaten en geven een oordeel of het de goede kant op gaat of niet.
- Act: Op basis van de lessen uit de ‘check’ fase, plaatsen we deze in context en leren we wat er wel goed gaat of niet in de uitvoering. Wat moeten we anders doen om de resultaten wel te bereiken? Op basis hiervan gaan we weer door naar de ‘Plan’ fase en passen we het plan aan.
Verbeteren & vernieuwen
Belangrijk onderdeel van het INK-model is continu verbeteren & vernieuwen. Door te cyclus van hierboven te implementeren en met een consistent ritme toe te passen, zorg je er ook voor dat je blijft leren van je uitvoering & resultaten. Dit stelt je in staat om bij te sturen wanneer nodig, zodat je wendbaar wordt als organisatie of team.
Het complete INK-model
Als we alles bij elkaar voegen krijgen we het totale INK-model. De resultaatgebieden aan de rechterkant, de organisatiegebieden aan de linkerkant. Je ziet dat processen een centrale plek hebben in het model, zoals we zouden verwachten.
Het INK-model invullen
Een goede manier om het INK-model praktisch toe te passen is het maken van een jaarplan op basis van het model. Hierbij vul je het model stap voor stap in:
-
Formuleer de missie & visie van de organsiatie
-
Formuleer de doelstellingen voor het komende jaar. Koppel deze aan de verschillende stakeholders, die overeen komen met de resultaatgebieden.
Deze doelstellingen komen voor uit de missie & visie van de organisatie, en de keuzes die gemaakt worden om deze te realiseren. Deze zijn vaak al helder, maar het wil nog wel eens helpen om hier specifiek bij stil te staan. Door te starten vanuit de missie en visie, redeneren we vanuit de waarde van de organisatie. Dit is immers het startpunt van alles wat je doet met de organisatie.
Als je naar het resultaatgebied ‘Medewerkers’ kijkt, zou je bijvoorbeeld kunnen denken aan: “Goede samenwerking tussen de verschillende afdelingen”, of voor resultaatgebied ‘Klanten en Partners’ kan een strategische doelstelling zijn: “Een hechte relatie met onze klanten”.
-
Als de doelstellingen duidelijk zijn, vullen we de resultaatgebieden met de verschillende 2-3 concrete resultaten per doelstelling die we willen behalen. Deze resultaten plaatsen we in de resultaatgebieden.
-
Als deze resultaten duidelijk zijn kijken we naar de acties. Wat is er binnen jouw organisatie nodig om de resultaten die je zojuist hebt opgeschreven. Voor deze acties kijken we naar de verschillende organisatiegebieden en vullen we deze stap voor stap in.
Invullen met dare2plan
Kun je wel wat extra handvatten gebruiken bij het invullen van het model? Met onze gratis starter licentie van dare2plan heb je direct een applicatie in handen die je met alle stappen helpt. Onze INK-model template is eenvoudig te gebruiken en geschikt om continu bij te sturen.
Het enige dat je hoeft te doen is een account aanmaken, door even je mailadres en naam in te vullen. Klik op de link hieronder om direct met het INK-model te starten in dare2plan.